Giáo án Giáo dục hướng nghiệp - Nghiệp vụ công tác văn thư

 chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền.
	Đối với cột trích yếu nội dung văn thư chỉ được ghi khi được phép của người có thẩm quyền.
Mẫu sổ đăng ký văn bản “mật” đến
Ngày tháng
Số đến
Tác giả
Số, ký hiệu
Ngày tháng
Tên loại và trích yếu nội dung
Mức độ mật
Đơn vị hoặc người nhận
Ký nhận
Ghi chú
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
	Công văn đến ngày nào đều được nhập vào máy và chuyển giao trong ngày không để ứ đọng nếu vì lý do khác thì công văn không chuyển kịp trong ngày thì sẽ chuyển chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo.
ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
(Điều 5 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012) 
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
1. Đăng ký văn bản đến bằng sổ
a. Lập Sổ đăng ký văn bản đến
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Cụ thể như sau:
- Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lặp hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn bản mật đến;
- Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến;
- Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến;
- Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng;
- Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.
b. Đăng ký văn bản đến
- Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
2. Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính
a. Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
b. Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
c. Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.
d. Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký văn bản mật đến.
III. TRÌNH, CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
(Điều 6 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012) 
1. Trình văn bản đến
a. Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
b. Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần).
Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
c. Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng. Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể. (Tham khảo Phụ lục IV).
d. Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến.
2. Chuyển giao văn bản đến
a. Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
b. Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
c. Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
d. Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp Sổ chuyển giao văn bản đến.
IV. GIẢI QUYẾT VÀ THEO DÕI, ĐÔN ĐỐC VIỆC GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN 
(Điều 7 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012) 
1. Giải quyết văn bản đến
a. Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước.
b. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
a. Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
b. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
c. Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
d. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
I. KIỂM TRA THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN (Điều 8 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012) 
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
a. Ghi số văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng ký như sau:
+ Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số.
+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
- Văn bản mật đi được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số riêng.
b. Ghi ngày, tháng, năm văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
II. ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
(Điều 9 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012) 
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ
Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Điểm a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI 
(Phụ lục I kèm theo Thông tư 07/2012 ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ
Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường)
+ Bìa và trang đầu: Tương tự "Sổ đăng ký văn bản đến" 
+ Nội dung sổ
Số, ký hiệu văn bản
Ngày tháng văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Người ký
Nơi nhận
văn bản
Đơn vị, người nhận bản lưu
Số bản
Ghi chú
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
Sổ đăng ký văn bản đi (mật)
Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đi giống như sổ đăng ký văn bản đi (loại thường), nhưng phần dùng để đăng ký văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản” (cột 3).
Việc đăng ký văn bản mật đi được thực hiện tương tự như đối với văn bản đi (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2, mục 1 của Phụ lục VII; riêng ở cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép của người có thẩm quyền.
2. Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính
a. Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
b. Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
c. Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.
III. NHÂN BẢN, ĐÓNG DẤU CƠ QUAN VÀ DẤU MỨC ĐỘ KHẨN, MẬT (Điều 10 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012) 
1. Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần "Nơi nhận" của văn bản và đúng thời gian quy định.
Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
2. Đóng dấu cơ quan
a. Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
b. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
c. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
3. Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật (nếu có)
a. Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
b. Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
IV. LÀM THỦ TỤC PHÁT HÀNH, CHUYỂN PHÁT VÀ THEO DÕI VIỆC CHUYỂN PHÁT VĂN BẢN ĐI
(Điều 11 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012) 
1. Làm thủ tục phát hành văn bản
a. Lựa chọn bì
Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản; được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
b. Trình bày bì và viết bì
Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VIII Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012.
c. Vào bì và dán bì
Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mật giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản.
Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán kín, không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản.
d. Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì. Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
2. Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
a. Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức
- Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập Sổ chuyển giao riêng.
- Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
b. Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
- Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi.
- Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
c. Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện
- Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ.
- Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có).
d. Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.
e. Chuyển phát văn bản mật
Việc chuyển phải văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
a. Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.
b. Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.
c. Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
d. Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
V. LƯU VĂN BẢN ĐI
(Điều 12 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012) 
1. Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
a. Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: Bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
b. Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
2. Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Mục 3. CÁC PHỤ LỤC
 PHỤ LỤC KÈM THEO THÔNG TƯ 07/2012/TT-BNV NGÀY 22/11/2012
 PHỤ LỤC KÈM THEO THÔNG TƯ 01/2011/TT-BNV NGÀY 19/01/2011
	Phụ lục I: Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao
	Phụ lục II: Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản
	Phụ lục III. Mẫu trình bày văn bản và bản sao văn bản
Phụ lục I
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO
(Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ) 
STT
Tên loại văn bản hành chính
Chữ viết tắt
1
Nghị quyết (cá biệt) 
NQ
2
Quyết định (cá biệt)
QĐ
3
Chỉ thị (cá biệt)
CT
4
Quy chế 
QC
5
Quy định 
QyĐ
6
Thông cáo 
TC
7
Thông báo 
TB
8
Hướng dẫn 
HD
9
Chương trình 
CTr
10
Kế hoạch 
KH
11
Phương án 
PA
12
Đề án 
ĐA
13
Dự án 
DA
14
Báo cáo 
BC
15
Biên bản 
BB
16
Tờ trình 
TTr
17
Hợp đồng 
HĐ
19
Công điện
CĐ
20
Bản ghi nhớ 
GN
21
Bản cam kết 
CK
22
Bản thỏa thuận 
TTh
23
Giấy chứng nhận 
CN
24
Giấy ủy quyền 
UQ
25
Giấy mời 
GM
26
Giấy giới thiệu 
GT
27
Giấy nghỉ phép 
NP
28
Giấy đi đường 
ĐĐ
29
Giấy biên nhận hồ sơ 
BN
30
Phiếu gửi 
PG
31
Phiếu chuyển 
PC
32
Thư công 
Bản sao văn bản 
1
Bản sao y bản chính
SY
2
Bản trích sao 
TS
3
Bản sao lục 
SL
Phụ lục II
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) 
(Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ) 
Ghi chú:
Ô số
Thành phần thể thức văn bản 
1
Quốc hiệu
2
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 
3
Số, ký hiệu của văn bản 
4
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 
5a
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 
5b
Trích yếu nội dung công văn 
6
Nội dung văn bản 
7a, 7b, 7c
Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 
8
Dấu của cơ quan, tổ chức 
9a, 9b
Nơi nhận 
10a
Dấu chỉ mức độ mật 
10b
Dấu chỉ mức độ khẩn 
11
Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12
Chỉ dẫn về dự thảo văn bản 
13
Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành 
14
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax
15
Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản) 
Phụ lục V
MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN VÀ BẢN SAO VĂN BẢN 
(Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ) 
1. Mẫu trình bày văn bản hành chính
Mẫu 1.1
Nghị quyết (cá biệt)
Mẫu 1.1.1
Nghị quyết (cá biệt) của Thường trực HĐND 
Mẫu 1.1.2
Nghị quyết của Hội đồng quản trị 
Mẫu 1.2
Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp) 
Mẫu 1.3
Quyết định (cá biệt) (quy định gián tiếp)
Mẫu 1.4
Văn bản có tên loại khác 
Mẫu 1.5
Công văn 
Mẫu 1.6
Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp) của TTHĐND 
Mẫu 1.7
Văn bản có tên loại của các Ban HĐND
Mẫu 1.8
Văn bản có tên loại của Đoàn Đại biểu Quốc hội 
Mẫu 1.9
Công điện
Mẫu 1.10
Giấy mời 
Mẫu 1.11
Giấy giới thiệu
Mẫu 1.12
Biên bản
Mẫu 1.13
Giấy biên nhận hồ sơ 
Mẫu 1.14
Giấy chứng nhận 
Mẫu 1.15
Giấy đi đường 
Mẫu 1.16
Giấy nghỉ phép 
Mẫu 1.17
Phiếu chuyển 
Mẫu 1.18
Phiếu gửi 
Mẫu 1.19
Thư công 
2. Mẫu trình bày bản sao văn bản 
Mẫu 2.1
Bản sao văn bản 
Mẫu 1.2 - Quyết định (quy định trực tiếp) 
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: (3) /QĐ-.(4)...
. (5). , ngày .. tháng .. năm 20
QUYẾT ĐỊNH 
Về việc .. (6) ..
THẨM QUYỀN BAN HÀNH (7) 
Căn cứ	 (8) 	;
Căn cứ	 (9)	;
Xét đề nghị của 	,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. 	(10) 	
Điều ... 	
	./.
Nơi nhận:
- Như Điều ;
- ..;
- Lưu: VT, . (12) A.xx (13) 
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (11)
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên 
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
(3) Đối với quyết định cá biệt, không ghi năm ban hành giữa số và ký hiệu của văn bản.
(4) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
(5) Địa danh
(6) Trích yếu nội dung quyết định.
(7) Nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu (ví dụ: Bộ trưởng Bộ., Cục trưởng Cục., Giám đốc, Viện trưởng Viện ., Chủ tịch); nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó (ví dụ: Ban thường vụ., Hội đồng., Ủy ban nhân dân.). 
(8) Nêu các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định (văn bản thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức). 
(9) Các văn bản pháp lý liên quan trực tiếp đến vấn đề giải quyết trong nội dung quyết định.
(10) Nội dung quyết định.
(11) Quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM. Ủy ban nhân dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội đồng); trường hợp cấp phó được giao ký thay người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản; các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư này.
(12) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).	
(13) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Mẫu 1.3 – Quyết định (quy định gián tiếp) (*) 
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: /QĐ-.(3)...
. (4). , ngày .. tháng .. năm 20
QUYẾT ĐỊNH 
Ban