Hướng dẫn sử dụng Outlook 2010

ther 
application). Sau cùng nhấn nút Export rồi đặt tên và chọn nơi lƣu trữ cho 
tập tin CSV sắp tạo (ví dụ contact.CSV). Tập tin này sẽ chứa toàn bộ 
contact hiện có trong tài khoản Gmail. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
47 
Công việc tiếp theo của bạn là khởi động Outlook 2010 > vào menu File > 
chọn Open >Import. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
48 
Khi cửa sổ Import and Export Wizard hiện ra, bạn chọn Import from 
another program or file rồi nhấn Next để tiếp tục. 
Trong cửa sổ Import a File, bạn chọn Comma Separated Values (DOS) rồi 
nhấn Next để tiếp tục. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
49 
Trong cửa sổ tiếp theo, bạn nhấn nút Browse trong mục File to import rồi 
chọn tập tin contact.CSV chứa toàn bộ contact đã trích xuất từ Gmail. Đồng 
thời, đánh dấu chọn vào ô Do not import duplicate items để loại bỏ các 
contact trùng lắp. Nhấn Next để tiếp tục. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
50 
Trong cửa sổ tiếp theo, bạn chọn thƣ mục sẽ dùng để lƣu các contact sắp 
thêm vào, tốt nhất nên chọn luôn thƣ mục Contacts của Outlook 2010 
 Nhấn Next để tiếp tục. Trong cửa sổ cuối cùng, bạn đánh dấu chọn vào ô 
Import “contact.csv” into folder : Contacts. Sau cùng, nhấn Finish để hoàn 
tất. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
51 
3. Tạo chữ ký cho Email 
Chữ ký của bạn có thể tự động đƣợc thêm vào thƣ gửi đi, hoặc bạn có thể tự 
thêm chữ ký để chỉ những thƣ mà bạn chọn. 
a. Nội dung chữ ký Email 
Nội dung chữ ký Email 
Chữ ký của bạn bao gồm các thông tin về bạn, các nhà kinh doanh thì 
thƣờng để thông tin liên lạc, để các khách hàng và đối tác của họ dễ 
dàng liên lạc với họ. 
Một chữ ký cũng có thể bao gồm một thông điệp tiếp thị hoặc thậm chí 
là một nơi yêu thích để thể hiện giá trị hài hƣớc hay cá nhân 
Thông tin trong một email rất đơn giản với chữ ký có thể bao gồm: 
1 Tên của bạn. 
2 Chuyên môn của bạn. 
3 Địa chỉ và số điện thoại. 
Bạn cũng có thể thêm vào địa chỉ Website, hay một chữ ký bằng tay. 
Logo của công ty, hoặc hình ảnh của mình. 
Hình ảnh, hình ảnh, clip và nghệ thuật có thể làm chậm việc gửi Email. 
Do đó dung lƣợng của các thông điệp bạn thêm vào phải tƣơng đối nhỏ. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
52 
b. Cách tạo chữ ký trong Email 
Mở một tin nhắn mới, trên tab Message, trong nhóm Include, nhấp chuột 
vào Signature, và sau đó bấm vào Signatures. 
Trên E-mail Signature tab, bấm vào New. 
Nhập tên cho chữ ký, và sau đó nhấn OK. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
53 
Trong hộp thoại Edit signature, nhập văn bản mà bạn muốn bao gồm 
trong chữ ký 
Để định dạng văn bản, chọn văn bản, và sau đó sử dụng thanh công cụ bên 
dƣới để định dạng 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
54 
c. Đƣa hình ảnh vào chữ ký 
Nếu trong chữ ký là một hình ảnh hoặc logo của công ty, thì nó có tác dụng 
giúp khách hàng dễ dàng nhận dạng về bạn hoặc công ty của bạn. Để thêm 
một hình ảnh, nhấp chuột vào nút Picture, chọn hình ảnh và nhấn Insert. 
Lƣu ý hình ảnh có dung lƣợng lớn cần phải resize lại trƣớc khi chèn. 
Bạn có thể thêm vào chữ ký của bạn một liên kết Website. Ví dụ: bạn có thể 
sử dụng để quảng cáo cho một công ty của bạn, của một trang web hoặc để 
ngƣời nhận trực tiếp đến một địa chỉ email. Để liên kết bạn nhấn vào nút 
Insert Hyperlink, ghi địa chỉ bạn cần link tới, nhấn insert. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
55 
d. Đƣa Business Card vào chữ ký 
Business Card (hoặc EBCs) là tính năng mới của Outlook 2010, nó cho 
phép bạn dễ dàng chia sẻ thông tin liên lạc với những ngƣời khác. 
Sau khi tạo một số thông tin cho chính mình, bạn sẽ có một Business Card 
để sử dụng, sau đó bạn có thể đƣa vào chữ ký trong Email: Chỉ cần bấm vào 
nút Business Card trong Chữ ký và hộp thoại sẽ hiển thị nhƣ trong hình 
trên. 
Một EBC sẽ thêm vào một chuyên môn để liên lạc, ngƣời nhận email có thể 
dễ dàng lƣu thông tin liên lạc của bạn, bởi vì một EBC có hai phần: một 
hình ảnh và một tập tin. Tập tin ở định dạng vCard (tiêu chuẩn cho việc gửi 
và nhận thông tin liên lạc trên internet), có nghĩa là thông tin liên lạc, liên 
kết với các thẻ sẽ dễ dàng cho ngƣời nhận để tiết kiệm thời gian. 
e. Chèn một chữ ký tự động 
Trên tab Message, trong nhóm Include , nhấp chuột Signatures. 
Bên dưới mục Choose default signature, Chọn e-mail account và 
chữ ký theo mặc định 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
56 
Trong New messages, nhấp vào một tài khoản e-mail mà bạn muốn chữ 
ký làm mằc định. 
Nếu bạn muốn có một chữ ký mặc định khi trả lời hoặc khi chuyển tiếp 
email, trong Replies /forwards, chọn chữ ký. Nếu không bấm (none). 
f. Chèn chữ ký bằng tay 
Nếu bạn đã tạo chữ ký trƣớc đó, bạn sẽ thấy họ liệt kê ở đây 
Bấm vào Signnature, chọn một chữ ký trong danh sách liệt kê. 
4. Các tính năng khác 
 a. Ƣu tiên theo dõi email bằng cờ 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
57 
Đánh dấu bằng cờ cho Email có tác dụng phân biệt các Email, hoặc làm dấu 
cho các Email quan trọng. Để đánh dấu bằng cờ, hãy làm các bƣớc sau: 
1 Nhấp chuột phải vào tiêu đề Email chọn Follow Up. 
2 Sau đó chọn màu cờ. 
Cách đơn giản hơn, phía bên phải của tiêu đề Email có hình lá cờ mờ, chỉ 
cần nhấp chuột phải để chọn màu cờ để đánh dấu. 
b. Thay đổi các mục trong TO-DO BAR 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
58 
Để thay đổi các mục trong TO-DO BAR, hãy làm các bƣớc sau: 
1 Nhấn vào Contacts, thanh công cụ TO-DO BAR sẽ xuất hiện ở bên phải 
Outlook. 
2 Nhấp text ghi là Type a New Task. 
Các từ biến mất và bạn thấy con trỏ (một đƣờng nhấp nháy). 
3 Gõ nhập tên của nhiệm vụ. Nhiệm vụ xuất hiện trong Task Lis của To-Do 
Bar 
4 Nhấn phím Enter. 
Nhiệm vụ mới di chuyển xuống Task List của To-Do Bar với những nhiệm 
vụ khác. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
59 
c. Cách tắt, mở TO-DO BAR 
Nếu bạn thích công cụ TO-DO BAR, bạn có thể đƣa nó ra màn hình 
Outlook mà không cần phải vào Contacts. Để thực hiện bạn làm theo cách 
sau đây: 
Nhấn vào View, chọn TO-DO BAR, chọn Normal. 
Để ẩn TO-DO BAR bạn nhấn Alt+ F2 hoặc nhấn vào Minimize the To-Do 
Bar. 
Để tắt TO-DO BAR bạn nhấn ALT + F2 hoặc nhấn Close TO-DO BAR 
e. Sắp xếp hộp thƣ bằng màu sắc 
Bạn có thể sắp xếp hộp Inbox mail bằng việc đánh dấu màu sắc. VD nhƣ 
bạn chọn màu xanh cho các Email gởi từ công ty, màu tím là các Email 
của bạn học và Màu đỏ là Email của sếp 
Vào Tab View > From > View Settings 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
60 
Hộp thoại Advanced View Settings hiện thị 
Nhấp chọn Conditional Formatting 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
61 
Nhấn nút Add, nhap vào Name: Tomau, click chọn Font và chọn kiểu chữ, 
kích thƣớc chữ, màu đỏ cho Font chữ. 
Chọn Condition, hiển thị hộp thoại bên dƣới, click chọn From 
Chọn tên hoặc địa chỉ ngƣời gởi email > OK 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
62 
e. Đánh dấu các Email bằng thẻ màu Categories 
Color Categories 
Một cách khác trực quan hữu ích để tổ chức các bài viết của bạn là loại 
thêm màu sắc cho họ. Bạn có thể tùy chỉnh mà đối tƣợng email có liên quan 
đến từng loại màu. 
Thông báo sẽ có thanh màu sắc thể loại trên đầu trang và bạn có thể phải 
thanh nhấp vào để thay đổi màu sắc. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
63 
Bạn cũng có thể Nhấp chuột phải vào tin nhắn bên dƣới phần mục để thay 
đổi thể loại. 
Bạn có thể đổi tên từng loại thành bất kỳ ý nghĩa đối với bạn. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
64 
Bạn có thể muốn thực hiện một thể loại mới cho thƣ khác nhau. Go to 
Actions \ Categorize and All 
Categories
Trên màn hình Color Categories chọn New nhập các loại tên và màu sắc, 
bạn cũng có thể gán một phím tắt cho nó 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
65 
Bây giờ bạn có thể sắp xếp thông qua các thƣ email của bạn dựa trên loại 
thể 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
66 
f. Tạo các thƣ mục chuyên nghiệp 
Mục đích của việc tạo các thƣ mục là để phân loại các Email vào những 
nhóm riêng biệt, và các Email sẽ không còn nằm lẫn lộn với nhau nữa. 
 Cách tạo thƣ mục 
Cách tạo các thƣ mục này rất đơn giản, chỉ nhấn chuột phải vào INBOX và 
chọn New Folder, đặt tên cho thƣ mục vừa tạo và OK. 
 Di chuyển các email vào thƣ mục vừa tạo 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
67 
Sau khi đã tạo ra một thƣ mục, bạn có thể di chuyển các Email vào trong 
thƣ mục đó. Email có thể di chuyển vào thƣ mục này bằng cách kéo thả 
hoặc nhấn chuột vào tiêu đề Email, giữ chặt chuột và di chuyển đến các thƣ 
mục và bạn thả chuột ra. 
 Di chuyển các Email vào thƣ mục bằng lệnh 
Ngoài cách di chuyển các Email bằng cách kéo và thả thì ta có thể dùng 
lệnh để làm công việc này. Để dùng lệnh di chuyển bạn thực hiện các bƣớc 
sau: 
1 Nhấn chuột phải vào tiêu đề Email. 
2 Chọn Move To Folder. 
3 Chọn thƣ mục bạn muốn lƣu 
4 Ok 
 Tạo quy tắc nhận mail 
g. Cách thức tạo và sử dụng email mẫu 
Nếu sử dụng một dạng email thƣờng ngày đƣợc gởi lặp đi lặp lại cùng một 
dạng nội dung thì tốt nhất bạn nên tạo một email mẫu (template) để đơn 
giản hóa công việc. Những mẫu email thƣờng gặp là: thông tin sản phẩm, 
báo cáo, tin nhắn cho nhóm đối tác... Để tạo một email mẫu, ta thực hiện 
nhƣ sau: 
- Nhấn chọn New trên thanh công cụ để tạo một email mới. Trong giao diện 
soạn thảo, bạn điền tất cả những thông tin, nội dung mà sẽ đƣợc lặp lại theo 
hƣớng khuôn mẫu. Ví dụ nhƣ: tiêu đề, địa chỉ, các phần liệt kê, danh sách 
và các bảng. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
68 
- Nhấn tiếp vào nút Microsoft Office BuTSn (biểu tƣợng logo của Microsoft 
Office), chọn Save As. 
Trong hộp thoại Save As, ta chọn Outlook Template (+.oft) ở phần "Save 
as type", đặt tên cho tập tin mẫu, chọn nơi lƣu rồi Save lại. Tùy thuộc vào 
phiên bản hệ điều hành Windows mà MS Outlook 2010 có vị trí lƣu 
template khác nhau. 
+ Windows XP: thƣ mục Documents And SettingsTên tài khoảnApplication 
DataMicrosoftTemplates 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
69 
+ Windows Vista: thƣ mục UsersTên tài 
khoảnAppDataRoamingMicrosoftTemplates 
Có thể tạo nhiều template tùy ý và cùng chia sẻ cho các ngƣời dùng MS 
Outlook khác trên cùng máy sử dụng chung. Khi muốn sử dụng các email 
mẫu, ta chọn mũi tên kế bên New Itém trên tab Home, chọn “More Items”, 
chọn "Choose From...". 
Hộp thoại “Choose Form” hiển thị 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
70 
Click chọn “User Template in File System” trong mục “Look In” 
Sau khi mở email mẫu, chỉ cần sửa chữa lại thông tin, bổ sung hay thay đổi 
những phần nội dung theo yêu cầu công việc. Bạn sẽ thấy cách này tiết 
kiệm đƣợc rất nhiều thời gian. 
h. Sao lƣu và phục hồi Rules trong Outlook 
Những bạn nào sử dụng Microsoft Outlook chắc cũng đã từng thiết lập các 
Rule để xử lý email đi vào Inbox theo ý muốn của mình. Đối với nhiều 
ngƣời, số lƣợng Rule đƣợc tạo ra khá lớn và chiếm mất một khoảng thời 
gian không nhỏ. Nếu vì lý do gì đó mà phải tạo lại toàn bộ các Rule thì quả 
là một cực hình. Tôi hy vọng qua bài viết nhỏ này, các bạn có thể thực hiện 
việc sao lƣu các Rule của mình và phục hồi trở lại khi cần thiết. 
1. Sao lƣu: 
Tại thanh menu của Outlook, các bạn click chọn File -> Info -> chọn Rules 
and Alert. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
71 
Ở hộp thoại vừa hiển thị ra, chọn Options. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
72 
Click nút Export Rules. 
Chọn thƣ mục để lƣu file, đặt tên cho file rồi bấm nút Save. File đƣợc lƣu 
có dạng *.rwz. 
2. Phục hồi: 
Để phục hồi lại Rule, các bạn click nút Import thay cho nút Export. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
73 
i. Xóa các thƣ mục chứa Email 
Bạn có thể xóa bỏ thƣ mục chứa các email bằng cách: Click chuột phải vào 
thƣ mục muốn xóa, chọn Remove from Favorite Folders. Thƣ mục đó sẽ 
biến mất. Đừng lo lắng vì thƣ mục này vẫn ở trong hộp Inbox, nó chỉ ẩn đi 
thôi. 
j. Tìm Email một cách nhanh chóng 
Tìm Email một cách nhanh chóng (phím tắt Ctrl + E) 
Các Email của bạn trong outlook rất nhiều, đôi khi bạn cần tìm kiếm một 
Email cũ nhƣng bạn không biết Email đó nằm ở đâu trong cả ngàn Email 
đƣợc lƣu trong các thƣ mục. Với Outlook 2010 thì bạn sẽ không mất thời 
gian để tìm từng Email nữa. 
k. Tìm Email nhanh với công cụ Instant Search 
Với công cụ Instant Search thi công việc tìm kiếm Email của bạn rất dễ 
dàng, Bạn cần phải có một ít thông tin về Email bạn cần tìm, bạn có thể ghi 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
74 
địa chỉ Email hoặc một số từ ngữ của nội dung Email đó. Tất cả các kết quả 
tìm thấy sẽ hiện ra một cách nhanh chóng. 
Sử dụng tìm kiếm nâng cao 
Ctrl+E-> tab Search->nhóm Options->Search Tools->Advanced Find 
Hiển thị hộp thoại advanced Find, chọn các yếu tố để tìm kiếm. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
75 
CHƢƠNG III: QUẢN LÝ HỘP THƢ CỦA BẠN VỀ DUNG LƢỢNG 
VÀ LƢU TRỮ 
1. Xác định kích thước hộp thư và làm giảm dung lượng 
a. Dung lƣợng của Email 
Một số dịch vụ email hoặc các nhà cung cấp hệ thống quản trị viên sẽ 
không cho phép bạn gửi hoặc nhận Email có dung lƣợng lớn, do vậy cần 
phải quản lý dung lƣợng của Email. 
b. Xem dung lƣợng hộp thƣ 
Click phải vào thƣ mục > Properties 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
76 
Hiển thị hộp thoại Properties 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
77 
Để nhanh chóng tìm kích thƣớc của hộp thƣ riêng của bạn, sử dụng cửa sổ 
danh mục chính để chuyển sang thƣ mục xem kích cỡ: nhấn vào mục 
Folder Sizes. 
Bạn có thể xem đƣợc dung lƣợng của các thƣ mục mà bạn đã lƣu. Thông 
thƣờng dung lƣợng đƣợc tính bằng kilobyte (KB). Các mối quan hệ giữa 
kilobyte, megabyte, và gigabyte là cùng một đơn vị đo lƣờng, bạn có thể đổi 
các thông số đó với nhau: 1024 Kilobyte = 1 Megabyte. 
1.024 Megabyte = 1 Gigabyte. 
c. Kiểm tra dung lƣợng các thƣ mục bằng Mailbox Cleanup 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
78 
Bạn có thể xem dung lƣợng các thƣ mục trong Mailbox Leanup.Vào tab 
File->Info-> Chọn Cleanup Tools->Mailbox Cleanup. Hộp thoại Mailbox 
Cleanup sẽ hiện ra. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
79 
Click chọn View Mailbox Size 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
80 
d. Lƣu các tập tin đã đính kèm vào ổ đĩa 
Sau khi xem qua dung lƣợng của các Email, bạn sẽ nhận thấy rằng các 
Email có dung lƣợng lớn thƣờng bao gồm những tài liệu đính kèm. Nếu cần 
để lƣu trữ các tài liệu đính kèm trong hộp thƣ. Bạn sử dụng Lƣu tập tin đính 
kèm các lệnh trên Microsoft Office nút trình đơn và lƣu các tài liệu đính 
kèm vào một số vị trí thuận tiện trên đĩa cứng của bạn. 
Sau khi đã lƣu các tệp đính kèm, bạn có thể xóa các Email không cần thiết 
đó. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
81 
Trƣớc khi bắt đầu lƣu tài liệu đính kèm vào đĩa cứng, phải nhớ vị trí đã lƣu 
để sau này ngƣời dùng có thể xem lại các tài liệu đó. Để lƣu tập tin đính 
kèm vào ổ đĩa bạn làm theo cách sau: 
1 Mở Email có chứa tập tin đính kèm. 
2 Nhấn vào Tab File 
3 Sau đó bạn chọn Save attachments. 
4 Chọn đƣờng dẫn để lƣu tập tin, sau đó nhấp Ok 
e. Xóa vĩnh viễn các Email ra khỏi hộp thƣ 
Mỗi khi bạn xóa một email, nó đi vào thƣ mục Deleted Items.Khi xoá nhiều 
thì thƣ mục này có thể phát triển nhanh chóng và chiếm nhiều dung lƣợng, 
do đó cần phải làm sạch thƣ mục Deleted Items cũng nhƣ dung lƣợng của 
toàn hộp thƣ. Bởi vậy, nên xóa vĩnh viễn các Email này ra khỏi hộp thƣ. 
Cách xóa vĩnh viễn các Email đơn giản nhất là vào thƣ mục Deleted Items, 
bạn sẽ thấy các Email xóa bên ngoài. Nhấp chuột vào các Email này, nhấn 
chuột phải chọn Delete. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
82 
Ngoài ra bạn có thể xoá vĩnh viễn các Email bằng lệnh. Bạn nhấn chuột 
phải vào thƣ mục Deleted Items chọn Empty Folder, chọn Ok. Vậy là tất 
cả các Email trong thƣ mục Deleted Items đã đƣợc xoá ra khỏi hộp thƣ của 
bạn. 
f. Tác dụng của Junk Mail 
Junk Mail có tác dụng lọc thƣ rác (Spam mail), giúp cho ta phân loại đƣợc 
thƣ rác nhƣ các thƣ quảng cáo, .... Junk Mail cũng là nơi chứa các thƣ rác 
đó. Junk Mail không muốn các Email rác nằm lẫn lộn với các Email cần 
thiết. 
Thƣ rác hay spam đang ngày càng trở thành một vấn đề nghiêm trọng và 
nếu bạn càng phụ thuộc vào thƣ điện tử bao nhiêu thì nó càng gây khó chịu 
cho bạn bấy nhiêu. Bạn xác định khối lƣợng lọc mà bạn cần và bất cứ thứ gì 
mà Outlook cho là spam sẽ đƣợc đƣa vào bộ lọc Junk Mail Filter để xem 
xét. Bạn cũng có thể thiết lập một danh sách an toàn để bạn có thể bổ sung 
các địa chỉ thƣ điện tử từ những nguồn tin cậy vào đó. Nếu một thƣ điện tử 
từ một nguồn tin cậy tình cờ chui vào trong thƣ mục Junk, việc bổ sung 
ngƣời gửi đó vào danh mục an toàn Safe List rất dễ dàng. 
2. Di chuyển hoặc sao chép tin nhắn vào các thư mục cá nhân 
a. Căn bản về kho lƣu trữ 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
83 
Email tự động lƣu trữ vào hộp thƣ cá nhân của bạn (hình trên).Với việc sử 
dụng lệnh AotoArchive thì các Email sẽ từ hộp thƣ của bạn sẽ tự di chuyển 
vào thƣ mục, thƣ mục đó gọi là thƣ mục tự lƣu trữ. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
84 
1 Nhấn Browse để chọn thƣ mục lƣu trữ, chọn OK. 
2 Email đang di chuyển vào trong hộp thƣ. 
3 Và Email đƣợc lƣu vào thƣ mục tự lƣu trữ. 
Thƣ mục con trong hộp thƣ sẽ đƣợc tự động tạo ra trong thƣ mục lƣu trữ. 
b. Lƣu các email vào thƣ mục cá nhân 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
85 
Bạn muốn có một thƣ mục cá nhân chứa các tập tin riêng của bạn, điều đó 
tƣơng tự để có một tủ đựng các hồ sơ cá nhân. Với thƣ mục cá nhân, bạn 
tạo tập tin riêng cho mình. Sau khi bạn đã tạo ra thƣ mục cá nhân và cách di 
chuyển các tập tin vào thƣ mục cá nhân này. 
c. Cách tạo các thƣ mục cá nhân 
Để sử dụng một thƣ mục tập tin cá nhân, trƣớc tiên bạn cần phải tạo ra nó. 
Để tạo thƣ mục cá nhân bạn làm theo các bƣớc sau: 
1 Chọn file sau đó nhấn vào Info chọn Account Settings 
2 Bạn chọn tiếp Tab Data Files 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
86 
3 Chọn Add, nhập tên 
4 Thƣ mục cá nhân của bạn đã đƣợc tạo ra nhƣ hình dƣới. 
d. Cách chọn các subfolder trong thƣ mục cá nhân 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
87 
Sau khi bạn tạo xong thƣ mục cá nhân, bạn có thể tạo thêm các thƣ mục con 
subfolder trong thƣ mục cá nhân. Bạn làm điều này từ Cửa sổ Danh mục 
chính: 
Nhấn chuột phải vào thƣ mục My Outlook Data File(1) chọn New Folder. 
Đặt tên cho thƣ mục vừa tạo, nhấn OK. 
Sau đó bạn sẽ thấy một thƣ mục con trong thƣ mục cá nhân của bạn. 
e. Di chuyển Email vào thƣ mục cá nhân 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
88 
Sau khi bạn đã tạo xong các thƣ mục con trong thƣ mục các nhân. Để để di 
chuyển một hoặc nhiều Email đến thƣ mục con, bạn làm theo các bƣớc sau: 
1 Nhấn chuột phài vào Email chọn Move to Folder 
2 Bạn chọn thƣ mục con trong thƣ mục cá nhân và nhấn OK. 
Những cách khác để di chuyển các Email vào thƣ mục cá nhân là dùng 
phƣơng pháp kéo thả. 
Bạn nhấn chuột trái vào Email, giữ chặt chuột và di chuyển chuột tới thƣ 
mục con trong thƣ mục cá nhân, sau đó bạn thả chuột ra, Email đó sẽ xuất 
hiện trong thƣ mục cá nhân. 
f. Lƣu trữ emai ra ổ đĩa 
Thông thƣờng bạn lƣu trữ các Email vào thƣ mục cá nhân. Nhƣng các thƣ 
mục này vẫn nằm trong Outlook. Tuy nhiên có cách để back up dữ liệu 
khác là lƣu trữ các Email vào ổ đĩa. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
89 
File > Info > Account Settíng 
Tab Data Files > chọn dòng muốn lƣu trữ hoặc di chuyển > Open File 
Location 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
90 
Chọn Move this file hoặc Copy this file 
Lƣu ý: Nếu mục tiêu của bạn là để sao lƣu toàn bộ hộp thƣ của bạn, thì bạn 
mới dùng công cụ này. 
g. Phân loại thƣ 
Đôi khi tài khoản email của bạn sẽ bị quá tải do mỗi ngày bạn phải nhận 
hàng trăm email từ khách hàng, đối tác, nội bộ công ty. Do đó, việc phân 
loại tự động email sẽ giúp giảm bớt thời gian rất nhiều. Công việc trƣớc tiên 
bạn cần làm là tạo các thƣ mục bằng cách nhấn phải chuột lên Inbox rồi 
chọn New Folder, đặt tên tùy ý. Ví dụ: "Mail đối tác" rồi nhấn OK. Cứ tiếp 
tục tạo thƣ mục nếu bạn có nhiều phân loại ngƣời dùng. 
Bƣớc tiếp theo, bạn chọn : 
1 Nhấn chuột phải vào tiêu đề Email. 
2 Chọn Rules. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
91 
Trong cửa sổ mới, ta chọn quy tắc cho email gởi đến tƣơng ứng với yêu cầu 
công việc. 
Ở đây ta chọn Select Folder 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
92 
Chọn thƣ mục đã đƣợc tạo sẵn hoặc nhấn nút New để tạo thƣ mục khác, rồi 
nhấn OK 
Trong mục "Move the item to folder" sẽ giúp tự động đƣa tất cả email từ 
một địa chỉ email xác định vào một thƣ mục đƣợc chỉ định sẵn. 
Bạn có thể tham khảo khá nhiều quy tắc và hành động (action) mà MS 
Outlook đã có sẵn để ta chọn lựa theo cách thức nhƣ trên khi nhấn vào nút 
Advanced Options. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
93 
Chọn điều kiện cho quy tắc nhận email 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
94 
Chọn hành động (action) cho quy tắc nhận thƣ 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
95 
Chọn điều kiện loại trừ ch